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行業ERP系統解決方案


第一章 概述


1.1、行業概述

    吉天生產與物料管理方案就是針對生產制造型企業的集中式管理方式推出的全新的集商貿、生產、倉儲、物料管理的信息化解決方案。該方案是從采購、銷售、生產、倉儲、物料、應收應付等方面應用的全面清晰化管理的信息化軟件平臺。


1.2、企業現狀

    1.2.1、企業信息化狀況
    配方食品行業未能實現全信息化管理,企業內部網絡只有辦公樓與倉庫,目前使用的管理軟件已不能滿足現在的需求,各個部門的信息不能實現共享,缺乏先進的管理理念。

    1.2.2、企業現存的問題
銷售部
1.競爭異常激烈,經常在接訂單前不知道到底該報多高的價格才能有利可圖;
2.下訂單時,沒能及時收集庫存信息,生產部的排單信息,不能做到更快速回復客戶交期;
3.訂單的數據反饋不及時,不能做到數據實時共享給其它部門;
4.采購的數據反饋不及時,不能做到數據實時共享給其它部門;
5.不能及時收集銷售、采購、生產進度、費用等的信息;
6.單據重復錄入與統計分析工作量大、效率不高;
7.原料采購下單,經常出于安全考慮,按毛需求下達采購單,造成原料庫存積壓;

技術部
1. 由于是按訂單生產,需要經常更改配方,產品信息日益龐大,難以管理與保密;
2. 配方師的配方過程與結果,完全靠手工登記,并經過多人傳遞,丟失或錯漏數據時有發生;
3.  配方的高度保密性得不到嚴格控制,傳遞信息職責不清晰;
4. 因原料的季節、環境、來源、產地、批次不同,配方時常改變;
5. 各種原料的物理化學性能、技術指標、采購加權價格,法律法規規定、歐洲編碼規定、美國編碼規定、國家食品安全法規定等眾多信息,目前完全是采用手工登記,需要手工翻閱,查閱效率很低。

  

生產部

1.部門內部文件的管理不規范;

     如:配方車間,只是手工按照配方進行配料,也沒有文件歸檔已備查;

     對配方比例數據的管理,車間用料的單據管理不到位,也沒有文件歸檔備查;

2.手工登記與統計車間用料,容易出錯,不能隨時準確快速統計出車間某日期的用料實際情況與準確度;

3.原料管理混亂。沒有有效的原料管理的制度及系統,造成原料浪費及積壓嚴重。特別是車間的原料管理處于放任處自流的狀態,影響了整個企業物流的順暢運行。由于生產數據多,且數據的收集、維護和檢索工作量大,使得數據的基礎管理混亂;

4.  影響生產計劃的因素較多,生產計劃的制訂非常復雜,憑經驗做計劃;

5.不能對產品進行很好的質量跟蹤,對于發生質量的產品不能及時發現產品來源和數量;

6.生產的數據反饋不及時,不能做到數據實時共享給其它部門;

7.  產品中的半成品制造周期長短不一和配方數據的不清晰造成配制品管理不易。且在生產配制過程中經常有廢料產生,部分廢料不可回收利用,廢料管理復雜;

8.  生產計劃的制訂與車間任務工作繁重。因為產品種類多,原料眾多,影響生產過程的不確定因素多,導入到制訂生產計劃、采購計劃困難;

9.原料備料及替換困難。


倉儲部

1.庫存賬本、卡記錄不全不清晰;

2.庫存數據不準確,更談不上動態管理倉庫,降低庫存積壓成本;

3.部門的組織架構不適應企業的規模,職責不清;

4.供應商經常沒按采購數量送貨,往往會多送;

5.庫存積壓嚴重。原材料庫存、在制品庫存(在車間)、產成品庫存積壓嚴重,占用了大量的流動資金。


其它問題

1.目前全部工作都是采用傳統的手工方式,現有辦公軟件已不能滿足現有生產的需要,數據不及時、不準確、不規范;

2.原料在出入倉、配方過程都需要稱重,計算,采用手工計算的效率低、出錯機率高;

3.各環節的反饋信息滯后,嚴重影響了生產進度與管理決策的下達;

4.長期以來手工記載的信息量大,資料繁多,翻閱困難,進一步影響了各部門的工作協調與生產;

5.生產成本高漲,財務危機信號不明顯,員工工作積極性不高,利潤得不到最大化。



1.3、總結

■  公司在保持較高發展速度的同時,隨時都能查看到準確的銷售業績、庫存、財務等的信息將越來越重要;

■  因為規模和數據量的快速膨脹,收集信息的準確度、完整性和及時性越來越難以保證,所以公司應該采用先進的IT技術,加強 公司的信息收集能力和處理能力。如:利用互聯網的信息傳輸的優勢加強公司的信息收集能力,利用大型數據庫的強大處理功能加強公司的信息處理能力,借助于ERP系統的業務功能規范手工處理流程提高業務處理的效率,借助ERP系統對公司的銷售、物料與庫存情況、采購、生產進度、應收應付賬款健康狀況作及時的分析,隨時能提供準確的信息給管理層做出正確的決策。


1.4、總體目標  
    利用現代化的計算機和通信技術,結合公司的經營業務,建設企業信息化管理系統,增強企業信息的獲取和處理能力,為公司的決策和控制提供及時的信息,具體如下:
    ■  統一管理制度、規范管理流程、明確工作職責;
    ■   歸檔現有的原料、產品、配方、客戶檔案、人事檔案等基礎數據,實現集中式統一管理與共享;
    ■  提高配方的機密性,嚴格靈活的授權配方管理;
    ■  采用條形碼自動識別,達到快速高效的管理效果;
    ■  準確快速地預算生產周期,準時準量地交期完工,實時監控生產進度,提高生產效率;
    ■  提高銷售訂單管理,及時掌握市場動態;
    ■  提高公司運營的規范性,改變手工操作環境下,業務處理的隨意性,加強業務處理的流程化、規范化,進而不斷改進、提高管理水平;
    ■  提高公司原料采購合理性;實現公司相關決策的科學性;
    ■  實現往來帳款的健康性,提高財務處理往來帳物的及時性和準確性,提高財務部門制作各種管理性財務報表的效率;
    ■  完善經營體系、加強市場開拓,通過對信息的更全面、更及時、更有效的運用,來提高企業活動的有效性;
    ■  全公司網絡信息資源最大限度的綜合利用和共享;
    ■  最終做到提高公司管理水平、提高勞動生產率、增強企業市場競爭能力。



第二章 需求與解決方案


2.1、當前運作流程

2.1.1描述

     食品公司以按訂單生產經營模式為主(輔以計劃生產),客戶下單,會提供相關產品信息給銷售部的接單員,業務員會把此信息傳達到技術部的配方車間。最終,配方完成并提供給客戶方確認,通過確認后,定義為確認版配方。

    配方師按確認版樣品列出具體用的原料品種、規格及比例,提供清單給銷售部的報價員、采購員,并負責配方保密。報價員根據原料成本、人工成本對客戶進行報價。客戶接受報價后再下訂單。

    接生產訂單的業務員把訂單下達到采購部、生產部。采購員對庫存不足的原料下采購單;生產部會對訂單進行排期排產,把估算出來的完工日提供給接單員回復客戶。原料經檢驗合格進庫,生產部領料開始生產配制,須委外加工的則發往外廠加工或調制半成品,中間品質管理由品控部負責完成,工人完工數量由生產部專人統計,統計結果作工人工資計算及生產進度跟蹤使用。最終,成品合格繳成品倉庫。

    業務部人員接到完成生產通知后,通知倉庫備貨,最終,按訂單做銷貨單!





















2.2、流程分解

2.2.1、流程架構

本節描述了現行各部門的子流程和及流程當中的單據說明。




















■  實現總部、采購銷售部門、工廠整體協作與數據共享的管理模式,避免重復數據錄入與統計;

■  原材料、半成品、成品出入倉管理,按批次登記與出入倉及存貨管理;

■  總部統一采購原材料,采購原材料可直接物流到工廠材料倉庫或總部倉庫再進行調撥;

■  采購的原材料可靈活設置批次管理,同時也可進行半成品與成品采購管理;

■  加強配方管理流程與保密性,讓每個工序靈活簡便。

■  工廠完工的產品須按批次登記入庫,并實時反映到銷售部門甚至總部所有部門;

■  銷售部門銷售出貨時需按批次出倉,并及時反映各批次的銷售及存貨信息;

■  工廠生產時需對原材料進行領料、退料,并實時反映原材料的出入倉信息;

■  總部采購、銷售部門、工廠、倉庫實現遠程實時數據管理;

■  嚴密的數據安全管理與靈活的系統權限管理。




2.2.1.1銷售部





















說明:

      ■  報價單——可以依據BOM表(配方清單)處提供的成本信息為依據對客戶進行報價。

      ■  受訂單——是指銷售部門經過確認,和客戶已經簽訂銷售合同的訂單,這張訂單上的產品我們是要按期交貨的。受訂單是生產需求分析的一個需求來源。

      ■  訂單變更作業——對訂單進行修改作業、結案、反結案的操作。

      ■  出庫備貨單——業務部得知生產部完成生產任務后,依據訂單信息通知倉庫備貨,已備發貨。



 2.2.1.2、生產部

















說明:

      ■  生產需求分析——根據銷售訂單或計劃單的貨品的需求情況,參照BOM配方表分析出制成品及原料的需求量及不足量,提出相應的采購建議和生產建議,并可根據實際情況產生采購單(或請購單或詢價單)和加工單(或托工單)。

      ■  制令單——也叫派工單,是下達生產命令的第一道手續;生產需求分析后,若配成品不足時,系統會產生加工單,也是生產工單,當開始生產時必須先下生產工單,根據這張生產工單進行后續生產領/退/補料動作,最后根據這張加工單進行成品繳庫。

      ■  生產通知單——根據制令單對應貨品的配方工藝。加工單的通知單產生相應的生產領料通知單,有多少個工藝就可以產生多少張通知單。有了生產通知單意味著生產的流程開始了。

      ■  生產日報表——完成了生產領料就進入生產,在生產日報中可記載生產完成的狀況,產出多少,未完成多少;通過生產日報可將每道工序當日的完成情況上報,以使車間管理人員及時得到生產信息,以保證生產運行順暢,通過此界面可以將這道工序生產的費用(制造、人工)、時間(有效、損耗)、數量(產出、不合格)等數據一覽無余。

      ■  委外加工單——因本廠產能不能滿足或設備不具備,需叫其它加工廠商加工而派生的單據。



 2.2.1.3、采購部


















說明:

      ■  請購單——部分原料價格上漲的話,需通過請購單進行操作。

      ■  詢價單——新的原料品種,還未選定供應商,價格未定下的時候,需要詢價。

      ■  采購單——采購單亦叫做采購合同。當您接到訂單后,首先看倉庫的存貨夠不夠,若不夠就要組織采購部門去采購,則會產生采購單。采購可以算進貨的第二步驟,采購單與進貨單資料完全連線,并可管制已交貨數量、訂金,已交貨完畢者自動結案。

      ■  采購變更作業——對采購單進行修改作業、結案、反結案的管理。



2.2.1.4、倉儲部

















說明:

      ■  生產領料單——將生產成品時每一道工序所用的原材料按工序分批領出來進行加工;此單中可以方便的對要發料的貨品進行貨品預估,估算出該貨品的庫存及計劃發出收到量;可以通過憑證模板產生憑證達到和總帳系統無縫銜接的效果。

      ■  成品繳庫——生產完成之后,最后就是成品繳庫了。

      ■  銷貨單——銷貨單是最終送給客戶的單據,系統會自動扣賬。

      ■  庫存盤點——生產盤點單據時,系統可以自動過濾出賬載數量,與盤點數量形成明顯對比,得出盤盈盤虧。



2.2.1.5、財務部

















說明:

      ■  憑證:生產與業務環節的發生單據,一般以記賬憑證方式存在;

      ■  審核:財務憑證必須經過審核通過后,方能生效;

      ■  過賬:每張財務憑證都必須記賬,真正寫入財務賬本,產生相應的財務報表;

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